Nếu như công ty của bạn nhắm đến thị trường Châu Âu thì GDPR là quy định mà bạn cần tuân thủ để tránh vi phạm pháp luật.
GDPR là gì?
GDPR là Quy định bảo vệ dữ liệu chung. Đây là một bộ luật về bảo mật và quyền riêng tư ở Liên minh Châu Âu (EU) quy định cách thu thập và xử lý dữ liệu. Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến các khoản phí, tiền phạt và danh tiếng thương hiệu bị tổn hại. Việc tuân thủ GDPR rất dễ dàng nên không có lý do gì mà bạn lại không tuân thủ quy định này.
GDPR giúp bảo vệ các cá nhân khỏi:
- Thu thập dữ liệu không cần thiết
- Sử dung sai dữ liệu cá nhân
- Vi phạm dữ liệu cá nhân
- Ra quyết định thuật toán thiên vị
Các quy tắc bảo vệ dữ liệu tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình giữa doanh nghiệp và khách hàng của họ, giúp người dùng hiểu rõ hơn về mục đích sử dụng dữ liệu cá nhân của họ.
Kể từ năm 2018, tất cả các tổ chức có đối tượng nhắm đến thuộc Liên minh Châu Âu EU phải tuân theo quy định này.
Dữ liệu cá nhân là gì?
Dữ liệu cá nhân bao gồm mọi thông tin liên quan đến một người có thể nhận dạng. Đó có thể là:
- Họ và tên
- Dữ liệu vị trí
- Địa chỉ IP
- Mã định danh cookie
- Tên tài khoản
- Dữ liệu cá nhân nhạy cảm như nguồn gốc chủng tộc, sắc tộc, niềm tin chính trị, đời sống sức khỏe,…
GDPR ảnh hưởng đến ai
Các yêu cầu GDPR áp dụng cho mọi công ty nhắm mục tiêu hoặc thu thập dữ liệu liên quan đến những người ở Liên minh Châu Âu (EU). Nếu công ty không có trụ sở tại EU thì GDPR vẫn có thể ảnh hưởng đến công ty đó. Các quy định của GDPR nhằm mục đích bảo vệ các cá nhân ở Liên minh Châu Âu nên việc công ty nằm ở đâu không quan trọng, miễn là công ty đó xử lý dữ liệu cá nhân của công dân hoặc cư dân EU.
GDPR liên quan thế nào đến email marketing
GDPR sẽ có thể gây ảnh hưởng đến chiến lược tiếp thị qua email của bạn. Vì doanh nghiệp cần thu thập thông tin liên hệ của người dùng để tiếp cận họ bằng thông điệp marketing (marketing message) nên các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn cần phải tuân thủ qua GDPR. Điều đó có nghĩa là bạn nên tuân theo các nguyên tắc chính của GDPR khi thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu của người dùng, ngay cả khi đó chỉ là một địa chỉ email.
Trái ngược với những gì một số nhà tiếp thị lo lắng, GDPR không chặn các hoạt động tiếp thị qua email. Ngược lại, các thương hiệu tuân thủ GDPR có cơ hội củng cố mối liên hệ với khách hàng, tạo dựng lòng tin và cải thiện mức độ tương tác qua email.
Email marketing đã trở nên ít gây gián đoạn hơn, phù hợp hơn và đáng tin cậy hơn từ khi quy định này được ban hành. Giờ đây, các công ty phải suy nghĩ kỹ trước khi gửi email quảng cáo và khách hàng không còn coi truyền thông tiếp thị là không liên quan và xâm phạm đời tư.
Xem thêm: Email marketing là gì? Các cách thực hiện email marketing
7 nguyên tắc GDPR bạn nên tuân thủ
Dưới đây là 7 nguyên tắc bảo vệ dữ liệu mà những người làm marketing nên biết:
Tính hợp pháp, công bằng và minh bạch
Khi thu thập dữ liệu cá nhân của khách hàng, bạn nên tuân thủ 3 nguyên tắc phụ của GDPR.
- Tính hợp pháp: Bạn có lý do chính đáng để thu thập dữ liệu
- Công bằng: Bạn không che dấu thông tin và lý do đằng sau việc thu thập dữ liệu
- Minh bạch: Bạn cởi mở với các chủ để dữ liệu về những gì mà công ty bạn làm và lý do vì sao bạn cần các dữ liệu này
- Người dùng nên biết dữ liệu có họ đi đâu và dữ liệu đó được xử lý như thế nào. bạn nên thêm thông tin này ngay trong biểu mẫu thu thập dữ liệu của mình.
Giới hạn mục đích
Phải có một mục đích cụ thể, rõ ràng và hợp pháp đằng sau việc thu thập dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn cần địa chỉ email của người dùng để gửi email giao dịch, thì bạn không được phép liên hệ với họ bàng thông tin tiếp thị.
Nguyên tắc giới hạn mục đích bảo vệ các cá nhân khỏi việc sử dụng sai dữ liệu, thư rác và thông tin liên lạc không liên quan.
Giảm thiểu dữ liệu
GDPR cố gắng giảm thiểu việc thu thập dữ liệu quá mức. Để tuân thủ nguyên tắc này một tổ chức chỉ có thể yêu cầu dữ liệu có cần để đạt được mục đích đã nêu.
Quy tắc này giúp các công ty quản lý dữ liệu dễ dàng hơn và luôn cập nhật dữ liệu. Nó cũng giảm thiểu thiệt hại do vi phạm dữ liệu tiềm ẩn gây nên.
Sự chính xác
Doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm nếu cập nhật dữ liệu và xóa thông tin không chính xác bất cứ khi nào họ phát hiện ra. Các cá nhân có quyền yêu cầu gỡ bỏ những thông tin không liên quan hoặc không đầy đủ trong vòng 30 ngày.
Giới hạn lưu trữ
Dữ liệu được thu thập chỉ nên được lưu trữ trong một môc sthowif gian cụ thể. Nếu bạn đã không còn cần dữ liệu để đạt được mục tiêu trước đó, bạn phải xoá dữ liệu đó khỏi cơ sở dữ liệu của mình.
Bạn cũng có thể lưu trữ dữ liệu, nhưng bạn cần cho biết thời gian lưu trữ và lý do chi tiết để làm như vậy trong chính sách và quyền riêng tư của mình.
Tính toàn vẹn và bảo mật
Theo văn bản chính thức về GDPR của EU, nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng dữ liệu được xử lý theo cách đảm bảo tính bảo mật phù hợp của dữ liệu cá nhân bao gồm bảo vệ chống lại việc xử lý trái phép hoặc bất hợp pháp và chống lại sự mất mát, phá huỷ hoặc thiệt hại do tai nạn, bằng cách sử dụng các biện pháp kỹ thuật hoặc tổ chức phù hợp.
Bạn phải áp dụng các biện pháp thích hợp để bảo mật dữ liệu khách hàng của mình khỏi các cuộc tấn công có chủ đích hoặc vô tình. Đối với những nhà làm marketing qua email, điều này có nghĩa là:
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị qua email đáng tin cậy
- Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết
- Sử dụng mã hoá email
- Chỉ cho phép truy cập và dữ liệu khách hàng cho những nhân viên cần sử dụng nó
Trách nhiệm giải trình
Nguyên tắc thứ 7 của GDPR yêu cần bạn thu thập tất cả các tài liệu cần thiết có thể chứng minh rằng bạn đáp ứng các quy định cần tuân thủ. Tài liệu này bao gồm:
- Bằng chứng rằng bạn nhận được sự đồng ý của người dùng trước khi thu thập dữ liệu
- Mục đich xử lý dữ liệu
- Giải thích về cách dữ liệu đã được sử dụng
- Chính sách lưu giữ dữ liệu
- Thông tin về các biện pháp an ninh được thực hiện
Việc lưu trữ hồ sơ về các hoạt động xử lý dữ liệu cho phép bạn chứng minh rằng doanh nghiệp của mình tuần thủ GDPR.
Tiền phạt khi vi phạm GDPR
Theo GDPR, tiền phạt có thể lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu của công ty trong năm tài chính trước đó nếu bạn không tuân thủ các quy định. Các khoản tiền phạt rất linh hoạt và tùy vào hình thức vi phạm, tính nghiêm trọng và thời gian vi phạm GDPR.
Amazon từng bị phát hiện không tuân thủ các nguyên tắc xử lý dữ liệu chung và phải nộp phạt 746 triệu euro.
Chính vì thế, bạn nên cẩn trọng và kiểm tra việc tuân thủ các quy định GDPR của doanh nghiệp mình nếu như doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong thị trường Liên minh Châu Âu và nên nắm chắc các nguyên tắc của GDPR mà bạn cần thực hiện nếu như doanh nghiệp của bạn đang có mục tiêu nhắm đến thị trường khó tính này.
