Thời đại công nghệ số ngày càng phát triển đem đến cho doanh nghiệp vô vàn những cơ hội mới và theo đó là những công cụ mới có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong công việc kinh doanh, bán hàng và quản lý nhân sự của mình ngày càng hữu hiệu. Một trong những công cụ cũng như tính năng được mọi người quan tâm nhất thời gian gần đây phải kể đến đó là tự động hoá quy trình làm việc – workflow automation.
Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình tự động hoá các nhiệm vụ và quy trình lặp đi lặp lại là một một phần của quy trình làm việc của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các tác vụ như gửi email, cập nhật thông tin khách hàng và quản lý khách hàng tiềm năng cũng như địa chỉ liên hệ.
Tự động hóa quy trình làm việc thường được triển khai bằng công cụ tự động hóa quy trình làm việc bằng giao diện trực quan. Quy trình công việc có thể được kích hoạt bởi các sự kiện hoặc hành động cụ thể, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng mới được thêm vào hệ thống CRM hoặc khách hàng mua hàng. Sau khi được kích hoạt, quy trình làm việc sẽ tự động thực hiện một loạt hành động được xác định trước, chẳng hạn như gửi email hoặc cập nhật thông tin khách hàng.
Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình của họ, giảm lao động thủ công và nâng cao hiệu quả . Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ cấp cao hơn đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện. Điều này có thể dẫn đến cải thiện năng suất và sự hài lòng trong công việc .
Tự động hóa quy trình làm việc có cần thiết?
Một báo cáo năm 2021 từ nhà sản xuất phần mềm tự động hóa Zapier cho thấy 94% nhân viên của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) được khảo sát cho biết họ thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Báo cáo cũng lưu ý rằng 90% người lao động tri thức nhận thấy rằng tự động hóa đã cải thiện công việc của họ và 66% cho biết tự động hóa đã giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
Trong một doanh nghiệp, mọi bộ phận đều có thể sử dụng hệ thống tự động hóa quy trình làm việc – bao gồm tài chính, nhân sự (HR), marketing, vận hành và bán hàng. Nó thường được sử dụng để tự động hóa các công việc liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và không yêu cầu mức độ ra quyết định trí tuệ đáng kể.
Các tổ chức thường tìm cách tự động hóa quy trình công việc vì những lý do sau:
- Tăng hiệu quả
- Giảm lỗi
- Tăng năng suất
- Tăng tốc quá trình
Họ cũng triển khai tự động hóa quy trình làm việc để nhân viên có thể dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ tẻ nhạt, có giá trị thấp. Cách làm này giúp người lao động có thêm thời gian tập trung vào những công việc đòi hỏi trí tuệ con người.
Tự động hóa quy trình làm việc thường được sử dụng nhất trong các trường hợp sau:
- Một nhiệm vụ là lặp đi lặp lại.
- Một nhiệm vụ cần phải đạt được một cách chính xác mà không có lỗi của con người.
- Một loạt các nhiệm vụ đơn giản có thể được thực hiện hiệu quả hơn.
Khi được sử dụng trong những trường hợp như vậy, tự động hóa quy trình làm việc cho phép một tổ chức hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình, đồng thời tăng hiệu quả và năng suất tại nơi làm việc.
Tầm quan trọng của tự động hóa quy trình làm việc
Quy trình công việc nên được tự động hóa bất cứ khi nào có thể vì nhiều lý do, bao gồm để đạt được các hoạt động nhanh hơn và tăng hiệu quả cũng như độ chính xác của các tác vụ tự động.
Tự động hóa quy trình làm việc cũng quan trọng vì những lý do khác, bao gồm những lý do sau:
- Nhiệm vụ có giá trị cao: Bằng cách giải phóng người lao động khỏi các nhiệm vụ tầm thường, có giá trị thấp, tự động hóa giải phóng họ để làm việc với các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, không tự động hóa mà chỉ con người mới có thể xử lý.
- Tiết kiệm: Tăng năng suất tạo ra tiết kiệm chi phí.
- Hiển thị: Ánh xạ quy trình công việc được sử dụng để lập trình phần mềm tự động hóa tạo ra khả năng hiển thị trong các quy trình được tự động hóa. Điều đó cung cấp cho một tổ chức chế độ xem từ trên xuống về quy trình công việc của mình, có thể giúp tổ chức loại bỏ các tác vụ lỗi thời hoặc dư thừa làm tiêu hao thời gian và tài nguyên.
- Giao tiếp: Khả năng hiển thị tăng lên có thể cải thiện sự phối hợp và giao tiếp giữa các nhân viên và giữa các bộ phận, nâng cao hơn nữa hiệu quả và loại bỏ tắc nghẽn.
- Lợi thế dịch vụ khách hàng: Bằng cách tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng, các tổ chức có thể cải thiện dịch vụ khách hàng và sự hài lòng của khách hàng. Trong số gần 300 giám đốc điều hành được khảo sát cho Khảo sát thành công của khách hàng toàn cầu năm 2021 từ nhà sản xuất phần mềm SmartKarrot, 84% cho biết tự động hóa là quan trọng hoặc cực kỳ quan trọng đối với hoạt động dịch vụ khách hàng của họ.
- Chất lượng sản phẩm: Với lỗi của con người được loại bỏ, chất lượng sản phẩm tổng thể được cải thiện.
- Theo dõi hiệu suất: Bằng cách số hóa các tác vụ trong quy trình làm việc, tự động hóa có thể theo dõi hiệu suất của quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Điều này cho phép một tổ chức dễ dàng xem xét hoạt động kinh doanh của mình tốt như thế nào.
Những thuộc tính này rất quan trọng vì chúng tăng cường khả năng cạnh tranh của một tổ chức trong kỷ nguyên kỹ thuật số.
Lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc trong kinh doanh
Lợi ích của tự động hóa quy trình công việc bao gồm:
- Giảm chu kỳ công việc
- Ít cần đến lao động thủ công và xử lý sản phẩm
- Tuân thủ tốt hơn các quy tắc và quy định tuân thủ
- Khả năng hiển thị nhiều hơn vào các nhiệm vụ quy trình công việc
- Tăng khả năng xác định và loại bỏ các tắc nghẽn vận hành
- Tối ưu hóa trải nghiệm , sự hài lòng và dịch vụ của khách hàng
- Cải thiện sự hài lòng của nhân viên, do loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
- Thông tin chi tiết theo thời gian thực được cung cấp bởi các công cụ phân tích quy trình làm việc như bảng điều khiển và các chỉ số hiệu suất chính ( KPI )
- Cơ hội tham gia vào quá trình cải tiến liên tục quy trình công việc do hiểu biết sâu hơn về hoạt động
- Quản lý khối lượng công việc tốt hơn do hiểu biết sâu hơn về hoạt động
- Truyền thông và phối hợp nội bộ và bên ngoài tốt hơn
- Trách nhiệm cao hơn về việc ai chịu trách nhiệm về việc gì vì mỗi bước trong quy trình kinh doanh đều được phân công rõ ràng
- Nhiều thời gian của nhân viên hơn cho các nhiệm vụ có giá trị cao
- Tăng năng suất
- Chi phí hoạt động thấp hơn
- Độ chính xác của quy trình làm việc cao hơn khi tự động hóa loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người
- Cải thiện khả năng mở rộng vì tự động hóa quy trình công việc có thể được điều chỉnh khi nhu cầu tăng và giảm
- Quản lý tác vụ hiệu quả hơn, với việc bao gồm bảng điều khiển, lịch và các công cụ khác có thể được cung cấp thông qua các công cụ phần mềm tự động hóa quy trình công việc.
Nhìn chung, tự động hóa quy trình làm việc có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp thời gian phản hồi nhanh hơn, dịch vụ nhất quán, tương tác được cá nhân hóa, tùy chọn tự phục vụ và thu thập phản hồi. Bằng cách cải thiện trải nghiệm của khách hàng, doanh nghiệp có thể tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, dẫn đến tăng trưởng và thành công được cải thiện trên thị trường.
