10 chiến lược email follow-up thành công & các phương pháp hay nhất

Email follow-up là gì?

Trước khi ABOT trực tiếp đi sâu vào chiến lược email follow-up, điều quan trọng là phải biết tất cả về email follow-up trước. 

Email follow-up là một tin nhắn hoặc một loạt tin nhắn được gửi để đáp lại hành động của người đăng ký. Nó khuyến khích khách hàng nâng cấp lên gói cao cấp thay vì dùng thử miễn phí, lên lịch cuộc họp kinh doanh, cung cấp phản hồi hoặc mua các sản phẩm khác, v.v. 

Những nỗ lực tiếp thị phải mất phải mất hơn chục lần “chạm” trước khi khách hàng chấp thuận lời mời đó

Không ai gửi 1 email follow-up đến người tiêu dùng tiềm năng và sau đó ngừng liên lạc. Đó không phải email follow-up.

Thật vậy, 70% email bán hàng không bao giờ được gửi trong lần thử đầu tiên.

Điều quan trọng là gửi email tiếp theo cho những người không trả lời tin nhắn ban đầu của chúng tôi nếu chúng tôi thực hiện chiến lược tiếp thị email lạnh hiệu quả .

Đừng lo lắng về việc gửi email follow-up.

Đôi khi, chúng tôi có thể tin rằng các lượt theo dõi có thể khiến các khách hàng tiềm năng của chúng tôi tức giận và xúc phạm . Đó cũng là cảm giác của chúng tôi khi lần đầu tiên bắt đầu gửi email follow-up.

Tuy nhiên, đây là một sự kiện hiếm gặp trong thực tế. Họ thường đánh giá cao, thừa nhận sự quan tâm của bạn đối với họ và khen ngợi những nỗ lực của bạn.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đa số email follow-up rất dễ bị bỏ qua. Một số thuật ngữ thường được sử dụng quá mức và các dòng chủ đề và từ ngữ máy móc có thể dễ dàng xác định được.

Bạn không muốn có vẻ như bạn đang đọc những dòng cho khách hàng tiềm năng. Đây không chỉ là một chiến lược email follow-up tạo doanh thu.

Bạn phải phân biệt mình với các email tiếp theo khác. Đó là lý do tại sao chúng tôi có chiến lược email follow-up này dành cho bạn. 

Cách viết email follow-up trong 5 bước

Có rất nhiều cách để giữ liên lạc với khách hàng của bạn.

Bạn có thể theo dõi qua điện thoại, thư hoặc thậm chí gặp trực tiếp, nhưng email là phương pháp hiệu quả nhất.

Nó không chỉ đơn giản để truyền tải mà còn giúp việc theo dõi phản hồi và nhận xét trở nên dễ dàng, ngoài ra nó còn có thể mở rộng. Cho dù bạn đang theo dõi một vài hay hàng nghìn khách hàng, bạn có thể làm tất cả với một email tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, làm thế nào bạn có thể viết một email follow-up hiệu quả? Dưới đây là các bước:

Đặt ngữ cảnh

Bằng cách bắt đầu email của bạn bằng một kết nối với email hoặc liên hệ trước đó, bạn có thể khơi dậy trí nhớ của người nhận. Ngay cả khi người nhận của bạn để trống, nhiều khả năng họ sẽ phản hồi tích cực với phần tiếp theo của bạn nếu họ được nhắc nhở rằng họ đã nhận được thông tin từ bạn.

Với số lượng email khổng lồ mà một người bình thường nhận được ngày nay, điều quan trọng là phải thêm kết nối cá nhân, danh tính hoặc sở thích chung vào thư sẽ tạo bối cảnh để người liên hệ nhớ đến bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu đây là email follow-up ban đầu của bạn, nếu bạn không có mối liên hệ chặt chẽ với người nhận hoặc nếu đã một khoảng thời gian dài kể từ lần liên lạc trước của bạn.

Bằng cách nhấn mạnh và bối cảnh hóa liên hệ, email, cuộc thảo luận hoặc tương tác đầu tiên của bạn, bạn có thể khơi dậy trí nhớ của họ và giúp họ hiểu và trả lời email của bạn dễ dàng hơn.

Trong số những người mở, bạn có thể muốn xem xét như sau:

Đặt giá trị

Đừng bao giờ viết email tiếp theo mà không tăng số tiền đặt cược và thiết lập giá trị của bạn.

Tránh các hoạt động theo dõi không hiệu quả – những hoạt động mà bạn chỉ đang ‘chạm vào cơ sở’ hoặc ‘bắt kịp’ – không bổ sung gì khác ngoài một email khác vào hộp thư đến của họ. Tại mỗi lần tương tác, hãy thêm giá trị. Làm cho nó đáng để họ nhấp, mở và trả lời.

Cơ hội tương tác và theo dõi hữu cơ, tự nhiên sẽ xuất hiện khi bạn tặng họ thứ gì đó hữu ích như một món quà, cho dù đó là một vật phẩm hữu hình được gửi cho họ qua thư hay hội thảo, phân tích trường hợp, mẫu hoặc tài nguyên trực tuyến khác.

Bạn có thể chỉ cần nhận được một số lượt theo dõi liên quan đến các ưu đãi giá trị gia tăng này. Duy trì tiêu chuẩn cao về chất lượng và mức độ phù hợp cho chúng. Bạn muốn được họ nhìn tích cực.

Nếu không gia tăng giá trị, sẽ có rất ít lý do để tiếp cận họ và càng ít động lực để họ trả lời hoặc quan tâm.

Đề cập đến lý do tại sao bạn gửi email

Bây giờ là thời điểm để thể hiện mục tiêu của email tiếp theo của bạn một cách ngắn gọn. Bạn nên nói trước các mục tiêu của mình ngay từ đầu – điều này sẽ giúp bạn tránh tỏ ra tự đề cao, không đáng tin cậy, mơ hồ hoặc không rõ ràng.

Chẳng hạn, bạn sẽ không chỉ nói: “Tôi muốn đi uống cà phê và thảo luận về công việc của bạn”. Thay vào đó, bạn nên nói, “Tôi muốn đi uống cà phê để biết thêm về việc bạn thường xuyên đáp ứng chỉ tiêu như thế nào vì tôi gặp khó khăn trong việc đáp ứng chỉ tiêu của mình.”

Với mức độ rõ ràng này, khách hàng tiềm năng của bạn sẽ cảm thấy rằng bạn không lãng phí thời gian của họ và sẽ hiểu tại sao bạn lại thu hút sự chú ý của họ – tăng khả năng bạn sẽ nhận được thông tin hoặc câu trả lời mà bạn cần từ họ.

Hãy xem xét các chiến lược sau đây để nêu mục tiêu của email một cách ngắn gọn trong email tiếp theo của bạn.

Các kỹ thuật được sử dụng thường xuyên nhất để nói rõ mục đích:

Chèn lời kêu gọi hành động

Tạo điều kiện thuận lợi cho phản hồi của người nhận. Ví dụ: nếu bạn đang cố lên lịch một cuộc họp, hãy đề xuất ngày giờ chính xác (và địa điểm, nếu đó là cuộc gặp trực tiếp).

Nhiều nhà tiếp thị và nhân viên bán hàng mắc lỗi là không chính xác và không rõ ràng. Làm cho lời kêu gọi hành động của bạn không thể nhầm lẫn và khó từ chối. Chính xác những gì bạn đang yêu cầu của họ? Bạn đã bao gồm một siêu liên kết đến trang web của bạn? Thông báo cho họ để có được kết quả tốt nhất có thể.

Viết phần kết cho email của bạn

Kết thúc theo cách mà bạn cảm thấy thoải mái và phù hợp với những lần gặp gỡ trước đây của bạn với người nhận.

Mặc dù chúng tôi có một số đề xuất bên dưới, nhưng phần này rất riêng tư – như đã đề cập trước đó, hãy kết thúc theo bất kỳ cách nào bạn cảm thấy thoải mái.

Khi nào bạn nên bắt đầu gửi email follow-up?

Theo hướng dẫn tiêu chuẩn, hãy đợi hai hoặc ba ngày trước khi gửi email follow-up ban đầu của bạn. Sau đó, bạn nên thêm một vài ngày vào thời gian chờ cho mỗi email liên tiếp sau thông báo ban đầu của mình, đặc biệt nếu bạn muốn gửi một số lượng lớn các email tiếp theo.

Bạn có thể và nên thử nghiệm với lịch trình của các lần theo dõi tiếp theo, nhưng thời gian biểu này cũng hiệu quả như bất kỳ lịch trình nào trừ khi nó được hiển thị khác đi. Bạn muốn duy trì liên lạc mà không làm mục tiêu khó chịu bằng những vụ nổ thông thường.

Tùy thuộc vào các trường hợp, bạn sẽ muốn gửi phần tiếp theo của mình vào một khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo rằng email của bạn luôn phù hợp với người nhận và có cơ hội được mở tốt nhất có thể.

Sau đây là một số khoảng thời gian được đề xuất để gửi email tiếp theo đã thành công trong các tình huống sử dụng khác nhau.

Bạn nên gửi bao nhiêu email follow-up?

Yếu tố quan trọng thứ hai cần kiểm tra là tần suất của các email tiếp theo. Thậm chí còn hơn thế nữa khi chúng tôi xem xét rằng 80% giao dịch không thường xuyên xảy ra sau ít nhất bốn hoặc năm lần theo dõi.

Bạn phải gửi email follow-up ít ​​nhất năm lần, mỗi lần cung cấp thêm thời gian để người nhận tương tác.

Bằng cách kéo dài thời gian giữa các email tiếp theo, bạn sẽ giảm nguy cơ đi quá đà và bị gắn cờ là người gửi thư rác.

Theo nghiên cứu của Woodpecker , số lần theo dõi tốt nhất là hai hoặc ba. Thông thường, những người đạt thành tích cao nhất chỉ gửi điều đó. Tuy nhiên, ngay cả một email tiếp theo cũng có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của chiến dịch của bạn. Nó thậm chí có thể nhận được tỷ lệ phản hồi cao hơn 40% so với email đầu tiên.

Theo dõi, giống như với việc gửi email ngẫu nhiên nói chung, đòi hỏi phải thử nghiệm cá nhân rộng rãi. Nhiều biến số ảnh hưởng đến hiệu quả của tiếp thị email lạnh của chúng tôi và chúng tôi phải tìm ra những gì hoạt động tốt cho nhóm khách hàng tiềm năng cụ thể của mình.

Ví dụ, Steli Efti lưu ý trong bài báo của mình rằng số lượng theo dõi phụ thuộc vào loại tương tác trước đó mà bạn có với khách hàng tiềm năng. Nếu chúng ta đang cố gắng bắt đầu liên hệ với một khách hàng tiềm năng qua email lạnh, chúng ta thường nên giới hạn bản thân trong hai lần tiếp theo. Nếu chúng tôi đã bắt đầu liên hệ với khách hàng, chúng tôi có thể theo dõi cho đến khi nhận được phản hồi.

Để so sánh, Heather Morgan của Salesfolk tuyên bố trong bài viết của mình rằng họ đã gửi tám điểm tiếp xúc cho từng khách hàng tiềm năng trong chiến dịch mà họ chạy cho Ambition, bao gồm một email đầu tiên và bảy email tiếp theo.

Cả hai phương pháp đều được hỗ trợ bởi chuyên môn và hồ sơ thành công. Điều này chứng tỏ một điều: không có phương pháp nào phù hợp với tất cả mọi người để theo dõi.

10 chiến lược email follow-up thành công & các phương pháp hay nhất

Đặt mục tiêu bạn muốn đạt được

Trước bất kỳ điều gì trong số đó, điều quan trọng là bạn phải xác định mục đích của email.

Chẳng hạn, bạn có thể muốn:

Mọi thứ bạn thực sự muốn từ một email follow-up chắc chắn sẽ thay đổi theo từng dự án bạn thực hiện và thậm chí có thể giữa mỗi thư theo dõi bạn gửi.

Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn nhận thức được. Không bao giờ gửi email trừ khi bạn chắc chắn về kết quả mà bạn đang tìm kiếm.

2

Hãy suy nghĩ như một khách hàng

Xem xét trải nghiệm người dùng (UX) trước khi viết hoặc truyền. Nó đã là một thành phần quan trọng trong thành công của doanh nghiệp bạn và đang trên đà trở thành yếu tố khác biệt chính trong vòng một hoặc hai năm tới. Nhiều hơn chỉ là một mức giá. Nhiều hơn hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế.

Xem xét tần suất và hoạt động của email follow-up của bạn. Hãy tạm quên những gì các chuyên gia khuyên bạn nên làm hoặc không nên làm, và chỉ xem xét tình huống từ quan điểm của khách hàng.

Theo dõi quá mức là phiền toái. Quá ít dẫn đến mất đà. Đạt được sự cân bằng thích hợp cho các mục tiêu của bạn.

Hãy xem xét điều này: Có gì trong đó cho họ? Cảm xúc của họ là gì? Họ đang gặp phải những loại cuộc gặp gỡ nào? Tôi có lý do gì để theo dõi không (ngoài điều hiển nhiên)?

Bằng cách hỏi và trả lời những loại câu hỏi này, bạn sẽ có thể tạo hoạt động tiếp thị tiếp theo từ dưới lên phù hợp với họ chứ không phải với bạn. Và điều đó có thể có nghĩa là tất cả mọi thứ.

Tất cả các phần tiếp theo không giống nhau về cách tiếp cận, do đó, hãy để kịch bản xác định giai điệu:

Khi khách hàng tiềm năng yêu cầu một cuộc họp hoặc bản giới thiệu, bạn có thể chủ động hơn trong việc đáp ứng yêu cầu của họ.

Nếu họ đã tải xuống bất kỳ thứ gì, họ đã bày tỏ sự quan tâm nhưng không yêu cầu được liên hệ, do đó bạn phải thiết lập giá trị của mình (các mức nhỏ giọt khác nhau dựa trên những gì họ đã tải xuống cụ thể).

Khi viết thư điện tử lạnh lùng, bạn phải hết sức thận trọng vì họ không yêu cầu gì từ bạn.

3

Đặt trình tự tự động hóa cho quá trình theo dõi của bạn 

Ngay cả khi cá nhân bạn đang theo dõi hàng tấn khách hàng tiềm năng hàng tuần, thì gần như khó có thể theo kịp toàn bộ quá trình.

Để tạo chuỗi email tiếp theo thành công và có thể mở rộng, nền tảng tương tác bán hàng như Mailshake rất quan trọng để sử dụng.

Kết hợp phương tiện truyền thông xã hội và điện thoại vào nhịp tiếp cận của bạn nếu chúng chưa có. Nếu có, bạn có thể đưa chúng vào trình tự tiếp thị của mình.

Sử dụng các kênh đa dạng

Một yếu tố quan trọng khác giúp phân biệt những cá nhân đang dẫn đầu trò chơi theo dõi của họ với những người khác chỉ đơn giản là thuận theo dòng chảy là việc sử dụng chiến lược emai theo dõi đa kênh.

Vâng, email là công cụ giao tiếp hiệu quả nhất và là phương thức liên lạc ưa thích nói chung. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các cửa hàng khác không xứng đáng với thời gian và công sức.

Các công ty đã triển khai chiến lược email follow-up đa kênh có mức tăng doanh thu hàng năm là 9,5% so với năm trước – gần gấp ba lần so với những công ty không thực hiện – ngoài ra còn có sự gia tăng mức độ tương tác của khách hàng.

Khi nói đến tuyển dụng, nuôi dưỡng và giữ chân, việc có trải nghiệm đa kênh là điều cần thiết.

Cá nhân hóa các lượt theo dõi của bạn

Làm cho khách hàng của bạn cảm thấy đặc biệt là điều cần thiết cho sự thành công của phương pháp tiếp cận của bạn, đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng tùy chỉnh từng phần trong kế hoạch của mình. Có các công cụ trực tuyến như Autoklose cho phép bạn thiết kế mã thông báo tùy chỉnh của riêng mình, giúp đưa toàn bộ quá trình lên một tầm cao mới. Đó gần như là điều tốt nhất tiếp theo đối với cuộc trò chuyện email trực tiếp.

Tạo các dòng chủ đề thú vị

Mọi người đều biết rằng một dòng tiêu đề hấp dẫn và lôi cuốn là thứ khiến mọi người mở email. Do đó, hãy tận dụng những lời nói suông, cách chơi chữ gây cười, một chút tranh cãi và các kỹ thuật tương tự khác để thu hút sự chú ý của đối tượng dự định của bạn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không vượt quá giới hạn và xúc phạm ai đó trong quá trình này. 

Cuối cùng, điều quan trọng là phải thực hiện đúng lời hứa của bạn – hứa hẹn điều gì đó trong dòng chủ đề của bạn chỉ để khiến người đọc nhấp vào nó trong khi thảo luận về điều gì đó hoàn toàn khác biệt trong văn bản của bạn là một cách chắc chắn để kết thúc thư rác.

Không sử dụng thuật ngữ công nghiệp không cần thiết

Đừng bao giờ cố làm lóa mắt khách hàng của bạn bằng cách sử dụng các biệt ngữ và cụm từ công nghệ cao. Thay vào đó, giáo dục họ. Hãy cố gắng thực tế nhất có thể khi trò chuyện với họ, giống như bạn làm với người thân và bạn bè của mình. 

Để làm được điều này, bạn phải mô tả bằng ngôn từ thông thường các tính năng và lợi ích của dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn, cũng như lý do tại sao nó lại tuyệt vời như vậy. Hơn nữa, biệt ngữ trong ngành sẽ chỉ có tác dụng đẩy lùi khách hàng tiềm năng của bạn hơn là kéo họ lại gần bạn hơn.

Tập trung vào một Mục tiêu

Bằng cách cung cấp nhiều hơn một ưu đãi hoặc thảo luận về nhiều mặt hàng, bạn đang chuyển hướng sự tập trung của khách hàng tiềm năng ra khỏi thông điệp chính của mình. Do đó, hãy tập trung vào một điểm duy nhất và cung cấp một CTA duy nhất. 

Tuy nhiên, đừng làm quá tải email của bạn bằng các hình ảnh và liên kết, vì mọi người không thích thú khi họ phải tìm hiểu xem bạn đang cố gắng yêu cầu họ làm gì – câu chuyện của bạn nên xây dựng và hướng dẫn họ đến bước bạn muốn họ phải làm, chứ không phải là cách khác xung quanh.

Biết nghệ thuật buông bỏ

Nếu một khách hàng tiềm năng yêu cầu xóa khỏi các email follow-up trong tương lai, bạn nên xóa chúng càng sớm càng tốt. Đó là một dấu hiệu rõ ràng rằng họ không quan tâm đến ý tưởng của bạn và bạn sẽ không thể thuyết phục họ bằng cách khác cho dù bạn có kiên quyết đến đâu. Đánh giá cao sự quan tâm của họ đối với cuộc sống của bạn.

Hãy biết ơn những triển vọng của bạn

Khi khách hàng tiềm năng của bạn phản ứng, và bất kể phản ứng của họ là gì, hãy chắc chắn bày tỏ sự đánh giá cao của bạn đối với thời gian của họ. Hãy nhớ rằng họ là những chuyên gia bận rộn đã dành thời gian để gửi một vài từ để trả lời email của bạn thay vì chỉ đơn giản là bỏ qua nó.

Phần kết luận

Không có viên đạn ma thuật để thành công trong kinh doanh. Nó đòi hỏi sự chăm chỉ, cống hiến và nhất quán. Nếu bạn làm theo 10 phương pháp hay nhất và chiến lược email follow-up thành công này trong chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số của mình, lợi ích sẽ tăng gấp 10 lần! Bạn đang chờ đợi điều gì? Hãy sử dụng chúng một cách thoải mái ngay hôm nay và cho ABOT biết liệu chúng có giúp tăng doanh số bán hàng hoặc có thêm khách hàng tiềm năng hay không! 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *