Có rất nhiều loại email khác nhau ngoài kia. Nhưng email nhắc nhở độc đáo ở chỗ chúng có thể là nội bộ cũng như bên ngoài. Việc gửi email nhắc nhở cho đồng nghiệp không phải là hiếm, cũng như gửi email nhắc nhở đến khách hàng tiềm năng khi yêu cầu họ xem xét hợp đồng, tải xuống một phần nội dung hoặc đăng ký hội thảo trên web của bạn.
Bất kể tình huống nào, bất kỳ email nhắc nhở hoặc nhắc nhở nào cũng phải thân thiện nhưng kiên quyết đồng thời duy trì tính chuyên nghiệp và lịch sự mà chúng tôi đã đề cập. Vì vậy, bạn nên soạn một email lịch sự như thế nào để thúc giục người đó trả lời? Hãy cùng ABOT tìm hiểu thêm
Tại sao bạn cần gửi email nhắc nhở?
Có nhiều tình huống có thể cần một email nhắc nhở. Tuy nhiên, chúng ta chưa bao giờ được kết nối nhiều hơn bây giờ và có rất nhiều cách để tương tác với người khác ngoài việc gửi email. Làm thế nào để bạn biết khi nào một tình huống đảm bảo một điểm tiếp xúc email? Sau đây là một số ví dụ mà bạn có thể muốn gửi email nhắc nhở:
- Một khách hàng chậm thanh toán dịch vụ và bạn muốn thúc giục họ mà không làm tổn hại đến mối quan hệ.
- Có một sự kiện hoặc cuộc họp sắp diễn ra và bạn cần biết liệu người bạn mời có tham dự hay không.
- Bạn đang chờ dữ liệu hoặc thông tin từ đồng nghiệp hoặc đối tác và không thể tiếp tục với một phần công việc cụ thể nếu không có nó.
- Bạn nợ tiền nhà cung cấp hoặc thuê vận chuyển nhưng không thể trả cho họ cho đến khi bạn nhận được hóa đơn đầy đủ.
- Ai đó đã bỏ lỡ thời hạn, hoặc sắp có thời hạn, và bạn cần người đó biết.
- Bạn đã nộp đơn cho một công việc mới hoặc để được thăng chức và không nhận được bất cứ điều gì. Một email tiếp theo được soạn thảo tốt có thể thể hiện sự nhiệt tình của bạn nhưng bạn không muốn quá tự đề cao.
Tất nhiên, có nhiều ví dụ khác về lý do tại sao bạn có thể cần gửi email nhắc nhở nhưng danh sách đó sẽ giúp cung cấp cho bạn một số ý tưởng về các tình huống tiềm ẩn khi cần gửi email nhắc nhở.
Thời điểm gửi Email nhắc nhở của bạn
Không có câu trả lời dứt khoát cho câu hỏi này. Khi bạn chọn gửi email nhắc nhở phụ thuộc rất nhiều vào hoàn cảnh cá nhân. Ví dụ: nếu đó là liên quan đến một khoản thanh toán đến hạn, thì thông thường bạn sẽ gửi email vào ngày làm việc đầu tiên sau khi khoản thanh toán lẽ ra phải được thực hiện và quy tắc đó cũng có thể giữ nguyên do trễ hạn. Ngoài ra, nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi các cuộc hẹn cho một số khách hàng không hề dễ dàng. Đó là lý do tại sao chủ doanh nghiệp thích sử dụng các ứng dụng nhắc nhở cuộc hẹn để tự động hóa quy trình này.
Nếu bạn đang đợi thông tin hoặc dữ liệu để tiếp tục thực hiện một nhiệm vụ, thì bạn nên biết về bất kỳ thời hạn nào mà bạn có và sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ. Đối với các email liên quan đến công việc, bạn có thể chọn đợi cho đến khi một khoảng thời gian đáng kể trôi qua kể từ bất kỳ cuộc phỏng vấn nào hoặc bất kỳ mốc thời gian nào được nhà tuyển dụng tiềm năng đề cập.
Có lẽ ít quan trọng hơn khi bạn nói điều gì đó là những gì bạn nói và cách bạn nói. Điều này đúng với cả email tiếp cận và email nhắc nhở. Vì vậy, làm thế nào để bạn tạo ra email nhắc nhở hoàn hảo đó?
4 yếu tố để viết một email nhắc nhở lịch sự
Quy tắc đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo rằng không có lúc nào email của bạn mang tính công kích hoặc đe dọa, ngay cả khi bạn đang theo đuổi một khoản thanh toán. Mặc dù bạn muốn bao gồm yếu tố kiên quyết, nhưng điều đó nên được thực hiện một cách lịch sự và thân thiện.
Mặc dù bạn muốn người đó hành động, nhưng bạn không muốn họ khó chịu với giọng điệu của bạn. Mỗi email nhắc nhở bạn gửi phải rõ ràng và tử tế. Bạn muốn người nhận của mình thực hiện hành động mong muốn thay vì bỏ qua email của bạn. Lời nhắc email tốt nhất có bốn yếu tố cốt lõi sau:
1. Dòng chủ đề email
Bạn cần nhớ rằng đây là điều đầu tiên người nhận sẽ nhìn thấy và dòng tiêu đề email được suy nghĩ kỹ lưỡng là điều khiến mọi người mở email. Lý tưởng nhất là bạn muốn dòng chủ đề được cá nhân hóa, phù hợp với nội dung và mang lại cảm giác cấp bách mà bạn muốn.
Hãy nghĩ về những email bạn nhận được hàng ngày, cả từ những người gửi không xác định và từ những người bạn biết. Điều gì khiến bạn mở một email ngay lập tức hoặc ưu tiên nó? Việc xác định những đặc điểm này có thể hướng dẫn bạn về dòng chủ đề của bạn sẽ trông như thế nào.
2. Lời chào
Cách bạn chào ai đó có thể thiết lập âm thanh cho phần còn lại của email của bạn. Bạn cũng nên suy nghĩ về mối quan hệ của bạn với người nhận và liệu lời chào của bạn nên trang trọng hay thân mật. Ví dụ: “Dear sir/madam” cực kỳ trang trọng và trừ khi đó là cách tổ chức của bạn thường sử dụng khi giao dịch với khách hàng, tôi khuyên bạn không nên sử dụng cách đó.
Một lời chào đơn giản và tên của người đó là đủ. Nhưng bất cứ điều gì bạn làm, luôn bao gồm một lời chào. Đi thẳng vào phần nội dung của email có thể bị coi là bất lịch sự và quá trực tiếp.
3. Nội dung và Yêu cầu
Bây giờ đến phần quan trọng nơi bạn cung cấp lý do và bối cảnh cho email của mình. Một lần nữa, không quan trọng bạn bực bội hay khó chịu như thế nào bởi bất kỳ sự chậm trễ nào; giữ cho nội dung email của bạn thân thiện và lịch sự. Có thể có nhiều lý do khiến người đó không trả lời và việc không trả lời có thể có một lời giải thích hợp lý.
Bạn có thể đưa yêu cầu của mình vào phần đầu của thư hoặc để nó ở phần tiếp theo. Dưới đây là một số ví dụ về cách diễn đạt thư của bạn:
4. Thoát khỏi cuộc trò chuyện
Cũng giống như lời chào, việc từ chối cũng rất quan trọng, vì bỏ qua chúng có thể khiến bạn bị coi là bất lịch sự hoặc tức giận .
Khi đăng xuất, bạn muốn duy trì cùng một giọng điệu thân thiện và lịch sự mà bạn đã sử dụng trong suốt email của mình. Bạn có thể bao gồm một lời nhắc nhở nhẹ nhàng, cuối cùng về những gì bạn cần và có thể có hai phần để bạn đăng xuất: phần kết thúc và lời tạm biệt thực sự. Ví dụ về phần đầu tiên có thể bao gồm:
- Cảm ơn trước cho các thông tin yêu cầu.
- Hẹn gặp lại các bạn vào ngày 31!
- Cảm ơn trước vì đã giao hàng nhanh chóng.
- Mong chờ hôi âm của bạn.
Kết luận
Giao tiếp kinh doanh tốt sẽ là nền tảng cho cách bạn làm việc và điều đó bao gồm tiếp thị và tiếp cận qua email của bạn .
Cho dù bạn đang gửi email cho đồng nghiệp, khách hàng hay khách hàng tiềm năng, bạn phải luôn lịch sự, bất kể bạn cảm thấy thất vọng thế nào khi không nhận được phản hồi. Sử dụng các mẹo được cung cấp ở trên để giúp bạn giữ bình tĩnh và theo dõi theo cách thích hợp để giúp bạn nhận được phản hồi mà bạn mong muốn.
